醫(yī)院檔案數(shù)字化管理存在的問題及策略
發(fā)布時(shí)間：2017-09-08
在當(dāng)今醫(yī)院檔案管理中，數(shù)字化管理模式成為醫(yī)院檔案管理的主流，數(shù)字化管理模式順應(yīng)了當(dāng)前數(shù)字化信息的時(shí)代，數(shù)字化管理是指將醫(yī)院的各類檔案以數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行入檔、管理。相比傳統(tǒng)的檔案管理方法來說，數(shù)字化管理已是大勢(shì)所趨，大大提高了工作效率。
醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)
首先，簡(jiǎn)化了工作流程。傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)檔案管理是人工整理、登記，耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力，并且出錯(cuò)率比較高。現(xiàn)在采用數(shù)字化的檔案管理模式，極大地簡(jiǎn)化了工作流程，數(shù)字化檔案管理是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。數(shù)字化的存儲(chǔ)模式能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)利用、有效共享，對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。數(shù)字化的檔案管理模式可以隨時(shí)修改，隨時(shí)調(diào)動(dòng)，既方便又迅速。
其次，數(shù)字化管理靈活，直觀性強(qiáng)。在醫(yī)院中如果想要查詢檔案的借記情況，在計(jì)算機(jī)上直接輸入借記人的信息就可以查 閱，管理人員可以及時(shí)地查到相應(yīng)的信息，方便靈活，減少了管理人員的很多時(shí)間，而且提高了檢索的準(zhǔn)確率。在不接觸檔案的情況下就可以檢索到相關(guān)信息，這對(duì)檔案原件來說是極大的保護(hù)，可以延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的存放時(shí)間。在檔案的錄入及整理上，數(shù)字化技術(shù)有著人工檔案管理沒有的優(yōu)勢(shì)，可以減少出錯(cuò)率，提高檔案的利用率。
實(shí)施數(shù)字化模式后，統(tǒng)計(jì)工作變得輕松、高效。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院里比較棘手的問題，現(xiàn)在數(shù)字化的檔案管理模式，極大地簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)檔案工作模式，有效提高了工作效率，對(duì)醫(yī)院整體的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。因此，針對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中存在的問題，采取對(duì)應(yīng)的策略具有重要意義。
醫(yī)院檔案數(shù)字化管理存在的主要問題
1.醫(yī)院認(rèn)識(shí)不足
現(xiàn)在很多醫(yī)院對(duì)檔案管理并沒有投入較大的關(guān)注度，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展形式的認(rèn)識(shí)也不到位，所以大多數(shù)醫(yī)院對(duì)于檔案的管理知識(shí)在于初步階段，并沒有形成規(guī)范的數(shù)字化體系。醫(yī)院普遍認(rèn)為檔案管理并沒有什么實(shí)際的意義，他們認(rèn)為檔案管理的好壞跟醫(yī)療水平?jīng)]有太大的關(guān)系，所以在檔案管理上并沒有太大的投資。
2.專業(yè)人員缺乏
雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，但是在醫(yī)療方面并沒有在相應(yīng)的技術(shù)上有過硬的要求，醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化水平明顯不高，而且醫(yī)院檔案管理處多是年紀(jì)較大的或是轉(zhuǎn)崗的人員，他們只會(huì)基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，再加上醫(yī)院對(duì)檔案管理的不重視，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用則可想而知，缺乏專業(yè)性的檔案管理人員的現(xiàn)象較為普遍。
3.基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)
醫(yī)院檔案想要數(shù)字化模式必須要有先進(jìn)的、齊備的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施，這是檔案管理數(shù)字化模式必不可少的基本條件，目前很少有醫(yī)院在數(shù)字化建設(shè)中配套設(shè)施齊全。建設(shè)設(shè)施速度緩慢，技術(shù)力量、技術(shù)基礎(chǔ)以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等方面較為薄弱是檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中一個(gè)較難的關(guān)卡。
4.數(shù)字技術(shù)存在安全隱患
由于數(shù)字化技術(shù)不受實(shí)踐和地域的限制，電子文件不受載體的限制，在時(shí)間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問題。雖然數(shù)字化技術(shù)比較方便，但是其存在的問題是不容忽視的，在國(guó)家相關(guān)網(wǎng)絡(luò)法律還不健全的情況下，檔案室需要加緊落實(shí)把關(guān)環(huán)節(jié)，建立網(wǎng)關(guān)、防火墻、安裝防病毒軟件等來維護(hù)電子檔案，保證數(shù)字化信息的安全。
數(shù)字化管理模式的策略
1.培養(yǎng)專業(yè)化人才
人才培養(yǎng)是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，現(xiàn)在醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員中，低學(xué)歷者較多，不喜歡從事檔案管理者居多，缺乏相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人才，所以要想發(fā)展數(shù)字化管理模式，首要任務(wù)是培養(yǎng)專業(yè)性人才，包括專業(yè)人員、管理人員以及后續(xù)儲(chǔ)備人員。要深刻認(rèn)識(shí)到自己人力資源缺乏，首先在現(xiàn)有的人員中進(jìn)行信息素質(zhì)培養(yǎng)，有關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)培養(yǎng)，使之緊跟信息時(shí)代的步伐，數(shù)字時(shí)代的醫(yī)院檔案管理人員既要有扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案知識(shí)，又要具備一定的醫(yī)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，同時(shí)與管理人員進(jìn)行有效的溝通，化解心理障礙。
2.提高思想認(rèn)識(shí)
醫(yī)院要摒棄檔案管理與醫(yī)療水平無關(guān)就不重視的想法，檔案管理作為醫(yī)院的基礎(chǔ)工作，應(yīng)該引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理列入醫(yī)院工作的日程，對(duì)檔案管理工作者增加保障力度，根據(jù)規(guī)定安排合理規(guī)范的檔案管理工作室。醫(yī)院可以建立自己的局域網(wǎng)絡(luò)，這為信息資源共享提供了有利契機(jī)，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案工作人員隨時(shí)提供信息查詢的通道，提高檔案利用水平，通過系統(tǒng)化聯(lián)網(wǎng)，提供信息在線檢索和閱檔服務(wù)，為檔案工作人員提供便利。
3.加強(qiáng)硬件設(shè)施
保障信息安全要實(shí)施數(shù)字化檔案管理模式，對(duì)醫(yī)院的硬件設(shè)施也有較高的要求，硬件靠譜，數(shù)字化發(fā)展才能有序進(jìn)行。醫(yī)院要建立一整套完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，這樣才可以為醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)留下發(fā)展的空間。內(nèi)部設(shè)施完善后還需要外部的配合，包括打印設(shè)備、掃描設(shè)備、拷貝等方便信息的輸入、輸出和利用。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，使得以數(shù)字為載體的信息安全性較低，由于不受時(shí)間空間的限制，電子文件不受載體的限制，在時(shí)間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問題。加強(qiáng)硬件設(shè)施還可以保障信息的安全性。有必要建立醫(yī)院數(shù)字化檔案信息的安全保障系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案的安全和完整，應(yīng)采用相應(yīng)的信息安全技術(shù)，在技術(shù)上應(yīng)加強(qiáng)防范，可以使用防火墻、防病毒軟件、認(rèn)證與授權(quán)技術(shù)等。要加強(qiáng)對(duì)檔案中價(jià)值較大的文件的保護(hù)，價(jià)值較大、保密性強(qiáng)的文件容易遭到黑客的侵襲，醫(yī)院有必要最大限度的加強(qiáng)防范。
結(jié)束語
現(xiàn)在大型醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理模式還是比較廣泛的，數(shù)字化建設(shè)為檔案的管理開發(fā)和利用創(chuàng)造了空前有利的條件，使得檔案在醫(yī)院中的價(jià)值得以體現(xiàn)，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理模式是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，符合醫(yī)院現(xiàn)代化管理的發(fā)展，是新時(shí)代檔案管理的必由之路，現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的發(fā)展是代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案工作模式必然趨勢(shì)，這樣才能夠促進(jìn)醫(yī)院快速全面的發(fā)展。
